Blog: Kulturverein gründen und betreiben (Basiswissen)

Checkliste für gemeinnützige Kulturvereine

Textmaterialien bzw. Textdokumente als Microsoft Word Datei oder als PDF Datei
Zahlenmaterialien bzw. Zahlendokumente als CSV Datei UND als PDF Datei (allenfalls als Microsoft Excel Dateien)

Organisation

Vereinsstatuten
- Aktualität alle 3-5 Jahre überprüfen bzw. erneuern (alte und neue Statuten aufbewahren)
- genaue Definition und Trennung von Zweck, Mittel
- Überprüfung der Kriterien für die Gemeinnützigkeit
- Regelung Insichgeschäfte
- Vertretungs- und Zeichnungsbefugnis
- Regelung Mitgliedsbeiträge
Vereinsregisterauszug
- aktuelle Funktionsperiode
Berichte
- Jahresberichte
- Projektberichte
- Tätigkeitsberichte
- Rechnungsprüfungsberichte
Sämtliche Sitzungsprotokolle und Beschlüsse der Organe mit Anwesenheitslisten
- Tagesordnungen der Mitgliederversammlungen
- Protokolle sämtlicher Mitgliederversammlungen samt Unterschriften der Leitungsorgane
- Protokolle sämtlicher Vorstandssitzungen samt Unterschriften der Leitungsorgane (wann wurde welche Entscheidung von wem getroffen)
- Protokolle der Prüfung der Rechnungsprüfer*innen
- Protokolle der Wahlen, der Entlastung des Leitungsorgans und der Rechnungsprüfer*innen
- Auflistung der amtsführenden Leitungsorgane, Rechnungsprüfer*innen und der aktuellen (ordentlichen, außerordentlichen, Ehern-) Mitglieder (Namen, Adressen, Kontakt)
- Mitgliedsbeiträge: Beschlüsse über Höhe und Entrichtung
- Protokolle über Beschlüsse bei Insichgeschäften
Sämtliche Verträge
- Arbeitsverträge (Werkverträge, Dienstverträge, freie Dienstverträge)
- Förderverträge (Förderstelle, Förderhöhe, Subventionsunterlagen, Subventionsbedingungen und -richtlinien)
- Kooperations-, Koproduktionsverträge, Aufführungsverträge, Gastspielverträge
- Mietverträge
- Leasingverträge
- Versicherungsverträge (und Polizzen)

Dokumentationen
- Organisationshandbuch (Aufbau- und Ablauforganisation)
- Stellenbeschreibungen
Aufstellung über bedeutende, unerledigte oder drohende Rechtsfälle
Impressum (Webpage etc.) muss mit fördernehmendem Verein übereinstimmen
Datenschutz anhand der Datenschutzgrundverordnung

Rechnungswesen bzw. Buchführung

Kleiner Verein (gewöhnliche Einnahmen oder Ausgaben < 1 Mio EUR):
- Einnahmen-Ausagenrechnung samt Vermögensübersicht bis 5 Monate nach Ende des Rechnungsjahres
- Rechnungsprüfungsberichte innerhalb von vier Monaten ab Erstellung der Einnahmen-Ausagen-Rechnung
Rechnungsabschlüsse bzw. Jahresabschlüsse
- laufende Aufzeichnungen, zeitnah bzw. täglich
- sämtliche Belegkreise erfassen: Bank, Kasse…
- Nachweise sämtlicher Belege (Rechnungen, Honorarnoten, Überweisungsbestätigungen, Pay Pal Auszüge, Visa Auszüge etc.)
- Abschreibungen, Rückstellungen, Vorauszahlungen, Forderungen, Verbindlichkeiten
- Saldenliste CSV
Bank
- sämtliche Auszüge
- zeichnungsberechtigte Personen
- welche Personen haben Zahlungen getätigt
- bei online Banking: zugriffsberechtigte Personen
- Überweisung: korrekte Verwendungszwecke
Kassen
- Versicherung der Barkasse
- Aufbewahrung der Handkasse (Ort), wer führt die Handkasse, wer hat Zugriff
- sämtliche schriftlichen Belege (Kassenprotokolle)
Budgets und Kalkulationen
Belege in Ordner
Beschaffungen
- Vergleichsangebote bei Kosten von über € 3.000,-
Inventar und Anlagendokumentation
Berichte der Rechnungsprüfenden bzw. der Abschlussprüfenden
- Berichte der Rechnungsprüfer*innen

Personal

Personal
- Aufstellung aller Mitarbeitenden, Dienstnehmer*innen, freie Dienstnehmende, Werkvertragsnehmer*innen und sonstiges zusätzliches Personal
- Dienstverträge, Dienstzettel, Werkverträge und sonstige Verträge mit Mitarbeiter*innen im Verein
- Achtung bei: Insichgeschäften, Scheinselbständigkeit, Ausländer-Abzugsteuer
Stunden-, Wochen- und Monatsaufzeichnungen
- korrekte Arbeitszeitlisten (Beginn, Pausen, Ende; Achtung bei Mehrstunden, Überstunden, Tageshöchstarbeitszeiten etc.)
Jahreslohnkonten aller Mitarbeitenden und Monaten
Informationen zur Lohnverrechnung
Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen
Regelungen über Mehrstunden

Informationen insb. Theater, Kinos

Behördliche Genehmigungen (z.B. MA 36, MA 37, MA 42)
- Konzessionsbescheid MA 36 und Geschäftsführerbestellung
- Bescheid über die Eignung der Veranstaltungsstätte der MA 36
- Baubewilligung der MA 37
- sämtliche andere Bewilligungen

Statistik

Spielpläne
Statistische Daten (z.B. Nutzende, Teilnehmende, Besuchende, Genderverteilung)
- Anzal der Veranstaltungen (genaue Bezeichung: Eigenproduktion, Kooperation, Koproduktion etc.)
- Anzahl der gesamten Besucher*innen
- Anzahl der zahlenden Besucher*innen
- Besucherauslastung (=Sitzplatzauslastung)
- Kartenauflage
- Freikarten
- Kategorien und Zahlen der ermäßigten Karten