Den jüngsten Stadtrechnungshofprüfungen folgend empfiehlt die Kulturabteilung der Stadt Wien folgende Punkte besonders zu beachten:
Allgemeines Vereinsrecht
-In den Statuten die Dauer von Funktionsperioden festlegen (Orientierung an den gesetzlichen Vorgaben)
-Generalversammlung: auf nachvollziehbare Dokumentation und Protokollierung achten (das betrifft auch das Festhalten in Protokollen wer von den Vereinsorganen bei Vorstandssitzungen anwesend ist)
-Sitzungsprotokolle sind zu unterzeichnen
-Beschlussfassungen in Vorstandssitzungen vollständig dokumentieren
-Die Statuten sind einzuhalten betreffend Vertretungsregelungen/Vereinsfunktionen/Abhaltung von Generalversammlungen und Bestimmungen über das Schiedsgericht.
-Die Statuten sind in den oben genannten Punkten den realen Rahmenbedingungen anzupassen
Bezüglich Rechnungsprüfung
-RechnungsprüferInnen sollen unabhängig und unbefangen sein und auf die Prüfung der statutengemäßen Verwendung der Mittel hingewiesen werden
-Vor allem auf In-sich-Geschäfte in Prüfungsberichten soll eingegangen werden
-RechnungsprüferInnen sollen auf eine Funktionsperiode festgelegt werden und der Entscheid darüber dokumentiert sein
Bezüglich Beschaffungen/Leistungsvergaben
-Richtlinien für Beschaffung und Leistungsvergaben sollen erstellt werden, ab € 400.-= geringwertige Wirtschaftsgüter sind mindestens zwei Angebote einzuholen, sollte das nicht möglich sein, ist der Grund dafür nachvollziehbar zu dokumentieren.
-Eine Einkaufsstückelung=willkürliches Teilen auf mehrere Rechnungen ist unzulässig, dieser Tatbestand ist in den Richtlinien festzulegen
-Vergleichsangebote und Preisauskünfte (auch mündliche) sollen nachvollziehbar dokumentiert werden, ab einem festgelegten Betrag ist ein Vieraugenprinzip anzuwenden und die Regeln dafür schriftlich festzulegen.
Bezüglich Kassenführung
-Ein EDV-gestütztes Kassenjournal zur besseren Nachvollziehbarkeit von Bargeldbewegungen soll geführt werden.
-Rechnungsprüfungsberichte sollen nachvollziehbar und daher schriftlich sein
-Eine Kassenversicherung für Bargeld ist anzuraten
-Hohe Kassenstände sind zu vermeiden, negative Kassenstände dürfen niemals ausgewiesen werden, müssen also unbedingt vermieden werden.
Bezüglich Buchhaltung/Rechnungswesen
-Auf die Zweckangabe auf den Belegen achten
-Ordnungsgemäße Buchführung sicherstellen mittels angemessenem Buchhaltungsprogramm, Geschäftsfälle sollen vollständig und richtig erfasst werden
-Bei Überweisungen ab einem festgelegten Betrag Vieraugenprinzip installieren, dafür klare Festlegungen treffen
-Für aufeinanderfolgende Jahresabschlüsse die gleichen Gliederungsprinzipien und Kontenbezeichnungen verwenden
-Inventuren und deren Ergebnisse sind zu dokumentieren
-Falls private PKWs für betriebliche Fahrten genutzt werden ist ein Fahrtenbuch zur Nachvollziehbarkeit zu führen
Bezüglich In-sich-Geschäfte
-Vieraugenprinzip sicherstellen
-Dokumentation bezüglich der Zustimmung sicherstellen
-Insbesondere in Rechnungsprüfberichten auf In-sich-Geschäfte eingehen
-Preisangemessenheit dokumentieren und Drittvergleich einholen, soweit möglich
-Vor Abschluss der Fördervereinbarung bzw. spätestens bei Auftreten eines In-sich-Geschäftes ist die MA7 dokumentierbar zu informieren.
Bezüglich Dienstnehmer_innen
-Werkverträge schriftlich abschließen
-Schriftliche Dienstverträge zu Angestelltenverhältnissen abschließen
-Dienstzettel schriftlich ausstellen um nach Beginn des Arbeitsverhältnisses über Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsvertrag hinzuweisen
Bezüglich Ermäßigte Karten/Freikarten
-Die Anzahl der Ermäßigungskarten überwachen, Grund der Ermäßigung sowie Name der EmpfängerInnen dokumentieren, Freikartenanteil reduzieren
-Soweit möglich nicht mehr als 5% unentgeltliche Karten ausgeben