Blog: Projektbeschreibung und Kalkulation (Basiswissen)

  • von

Checkliste Projektbeschreibung:

Formell:

  • Vor Projekteinreichung: so viele Fakten wie möglich klären. Aufführungsort, Kooperations- und/oder Koproduktionspartner*innen etc. (Kontaktaufnahme, Übermittlung Projektbeschreibung, Gespräche, eventuell schon Vorvereinbarungen treffen, wenn das Projekt gefördert wird.)
  • Sämtliche erforderlichen Unterlagen vollständig ausfüllen und zeitgerecht einreichen
  • Zeichenlimitierung (sofern vorgegeben) einhalten

Inhaltlich:

  • Keine Vorgaben, wie eine Projektbeschreibung zu sein hat – jedes Projekt ist individuell.
  • Klare, genaue, prägnante und knappe Beschreibung des Projektes
  • Inhalte/Gliederung:
    • Titel
    • Untertitel
    • Dauer der Aufführung
    • Projektbeschreibung
    • Zuschauer*innen
    • PR und Marketing
    • Veranstalter*in (Einzelperson/Verein)
    • Kooperationspartner*innen/Koproduktionspartner*innen/Partner*innen
    • Mitwirkende, Team (Kurzbiografien)
    • Aufführungsort
    • Projektzeitraum und -dauer
    • Anzahl der Aufführungen
  • Gliederung und gut lesbares Layout gestalten
  • Was, wer, warum, wo, wann
  • Wichtig: Aussage und Ziel des Projektes
  • Roter Faden: wie kommen wir dorthin? Was will das Projekt und „warum ist es für unsere Gesellschaft im Jahre 2022 wichtig“? Wie wird das Projekt erarbeitet, genaue Beschreibung des Entwicklungsprozesses.
  • Nicht allgemein bekannte Fakten wiedergeben, kein Geschwurbel, keine Welterkärung, kein Philosophieren.
  • Keine Wiederholungen
  • Publikum nicht vergessen: wer soll wie erreicht werden? Werbemaßnahmen, aber auch Vermittlungsprogramme, Workshops, Publikumsgespräche etc.
  • Je mehr klare Fakten in der Projektbeschreibung (und der Kalkulation) enthalten sind, desto besser (Zusage Aufführungsort, Zusage Verlagsrechte, Zusage Förderstellen oder andere Partner*innen etc.)
  • Gegenlesen lassen (von mind. 2 Personen):
    • Person 1 – bekannt: „Du kennst mich und verstehst was ich meine, habe ich alles klar formuliert?“
    • Person 2 – unbekannt: „Was hast du verstanden?“
  • Versetzt euch in das Gegenüber: Kurator*innen / Beiräte lesen viele Projekte in sehr kurzer Zeit – eures muss (positiv!) herausstechen
  • Seite der Projektbeschreibung und die Kalkulation sollten das Projekt eigentlich schon verständlich machen
  • Wichtig ist die Überzeugung des künstlerischen Projektes (künstlerische Professionalität) und die Überzeugung der Kostenkalkulation (organisatorische Professionalität).

Kalkulieren für Projektförderungen:

Wichtig zu Unterscheiden:

  • die Vorlagen der Gebietskörperschaften
  • die eigene Kalkulation

Die eigene Kalkulation kann (und soll) detaillierter sein, als es von den Fördergeber*innen verlangt wird.

  1. Bei Förderansuchen: Immer zuerst die Förderrichtlinien lesen
  2. Mit Kostenwahrheit kalkulieren: damit die Fördergeber*innen und in weiterer Folge die entscheidenden Kulturpolitiker*innen sehen, was Kunst tatsächlich kostet.
    • Aber was ist, wenn ich weniger Geld bekomme, als ich brauche?
      1. a) Um Begründung bei den Fördergeber*innen ansuchen
      2. b) Projekt entsprechend anpassen und den Fördergeber*innen mitteilen
    • ACHTUNG: Gesamtbudget der Fördertöpfe berücksichtigen!
  3. Kosten so genau wie möglich einschätzen
    • Personalkosten detailliert und nachvollziehbar aufschlüsseln
  4. Mit Stundensätzen/Tagessätzen kalkulieren
  5. Pauschalen vermeiden
  6. Pauschalsätze wie z.B. Graphikdesign als Sachkosten kalkulieren
  7. Kostenvoranschläge einholen

Kostenpunkte, die nicht übersehen werden sollten:

  • Verwaltungskosten: z.B. Steuerberater*in
  • Lohnverrechnung
  • Kosten für Vereinsführung: z.B. Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Kosten für Rechnungsprüfung des Vereins
  • diverse Versicherungen
  • eventuell Anwaltskosten
  • Kosten für Produktionsleitung
  • LIZENZEN/Verwertungsgesellschafts-GEBÜHREN (z.B. AKM)

Vorstellungsgeld im Falle von Anstellungen?

In unserem Modell werden Proben und Vorstellungen getrennt: Es werden dann die Gesamtkosten als Berechnungsgrundlage für das Bruttogehalt für den Zeitraum der Anstellung hergenommen.

Wie werden geldwerte Sachleistungen kalkuliert?

Zwei Optionen:

  1. Geldwert als Einnahmen und als Ausgaben angeben, um mit dem Saldo auf 0 zu kommen
  2. als Null-Einnahmen angeben –
    • Vorteil dieser Methode: einfacher umzugehen bei Abrechnung

Kalkulationstool:

Eine Vorlage für ein Kalkulationstool ohne Berücksichtigung der Empfehlungen für Honoraruntergrenzen findet ihr hier.

Für eine Einzelförderung von Freien Gruppen bei der Stadt Wien Kultur verwendet bitte dieses Kalkulationstool: Kalkulationstool_vers.2.5

Erzähl es deinen Freund:innen